Takip Edilmeyen Alıcı Nasıl Kaçar? Portföy Takip Sistemi

Bir alıcı ilana baktı, beğendi, "düşüneyim" dedi. O "düşüneyim" çoğu zaman bir hafta içinde başka bir danışmanın portföyünde son buluyor, çünkü kimse o alıcıyı takip etmedi.

Emlak danışmanlığında en sinsi kayıp, ilgi gösterilmiş ama takip edilmemiş alıcı. Lead toplama sisteminin ilk adımı yeni ilgi yakalamaktı, bu yazıda ise zaten yakalanmış ama sonra kaybolan ilginin nasıl korunacağını anlatıyorum.

Alıcı Neden Sessizleşiyor?

Karar Süreci Uzun

Bir gayrimenkul kararı, bir kıyafet almaktan farklı, alıcı genelde birkaç seçeneği karşılaştırır, ailesiyle konuşur, bütçesini gözden geçirir. Bu süreç günler, bazen haftalar sürer. Danışman bu süreçte sessiz kalırsa, alıcı da danışmanı unutur.

Excel ile Takip Bir Noktadan Sonra Çöküyor

Birkaç aktif alıcıyla Excel üzerinden takip idare eder gibi görünür. Ama on, on beş aktif ilgi olduğunda, kimin hangi portföyle ilgilendiğini, en son ne zaman iletişime geçildiğini hatırlamak fiilen imkansız hale geliyor. Bu aşamada bir alıcı gözden kaçıyor, o alıcı da sessizce başka bir danışmana geçiyor.

Doğru Takip Nasıl Kurulur?

İlgi gösterilen her portföy ve alıcı, basit bir listede kayıt altına alınmalı: hangi ilana baktı, ne zaman baktı, bütçesi ne. Bu bilgi elde olduğunda, yeni bir portföy geldiğinde veya mevcut ilanın fiyatı düştüğünde, ilgili alıcılara otomatik bir bilgilendirme gönderilebiliyor. WhatsApp'a düşen ilan sorularının satışa dönüşmemesinin bir nedeni de bu, ilk mesajdan sonra hiçbir takip yapılmaması.

Bu tür bir takip sistemi kurarken önceliğim, danışmanın elle her alıcıyı hatırlamak zorunda kalmaması. Sistem hangi alıcının ne zaman hatırlatılması gerektiğini kendisi işaretliyor, danışman sadece o gün gelen hatırlatmayı görüp iletişime geçiyor.

Basit Bir Takip Kaydında Neler Tutulmalı?

• Alıcının adı ve iletişim bilgisi
• İlgilendiği ilan ya da ilanlar
• Bütçe aralığı ve aradığı özellikler
• En son iletişim tarihi
• Bir sonraki adım ve tarihi

Takip Aralığını Belirlemek

Alıcıları ilgi düzeyine göre sıcak, ılık ve soğuk olarak işaretleyin. Sıcak alıcıyla daha sık, soğuk alıcıyla daha seyrek iletişime geçin. Mesajlar "nasılsınız, karar verdiniz mi" gibi baskı hissi veren bir yoklama olmamalı, alıcıya yeni bir bilgi vermelidir: yeni bir ilan ya da fiyat değişikliği gibi. Sıcak alıcıya göndereceğiniz bilgi bir ilan videosu olabilir, video mu 3D tur mu sorusunu video tur ve 3D sanal gezinti yazımda ele aldım.

Kişisel Verilere Dikkat

Alıcı bilgilerini yalnızca iletişim kurmak için kullanın ve bu bilgilerin nasıl kullanıldığını kişiye açıkça söyleyin. Kişisel veri işleme yükümlülükleriniz için hukuki destek almanızı öneriyorum.

Alıcı bir kez konuşup kayboluyorsa

İlk görüşmede heyecanlı görünen bir alıcı sonra yanıt vermeyi bırakabilir. Bunun nedenini çoğunlukla bilmeyiz: bütçe değişmiş, aile başka yönde karar vermiş, başka bir danışmanla anlaşmış olabilir. Üç mesajdan sonra yanıt yoksa kaydı "beklemede" olarak işaretleyin ve üç ay sonra tek bir mesajla bir daha yazın. Kapıyı kapatmadan bırakmak, ısrar etmekten daha iyi sonuç veriyor.

Sıcak, ılık, soğuk ayrımını nasıl yaparsınız

Bu işaretleme sezgiyle değil, davranışla yapılmalı. Randevu isteyen ve fiyat soran alıcı sıcak. İlana bakıp bir kez soru soran ılık. Yalnızca fotoğraf isteyen ve başka bir şey sormayan soğuk olabilir. İşaretleri haftada bir güncelleyin, çünkü bir alıcının durumu bir hafta içinde değişebiliyor.

Fiyat düştüğünde kime haber verirsiniz

Bir ilanın fiyatı düştüğünde, daha önce o ilana bakıp "fiyat yüksek" diyen alıcıların listesine bakın. Onlara kısa bir mesajla fiyat güncellemesini bildirin. Bu mesaj satış baskısı değil, bilgi veriyor. Çoğu zaman aylar önce soğumuş bir alıcıyı yeniden görüşmeye döndürüyor.

Alıcının aradığı şeyi yazıya dökün

İlk görüşmeden sonra alıcının ne aradığını kendi cümlelerinizle bir satıra yazın: "Kadıköy, üç oda, asansörlü, bütçe belli bir aralıkta, yaz aylarında taşınmak istiyor." Bu satır haftalar sonra o alıcıyı hatırlamanızı ve doğru ilanı göndermenizi sağlıyor. Hafızanıza güvenmek, alıcı sayısı arttıkça işe yaramıyor.

Takip ile baskı arasındaki çizgi

Takip, alıcıya değerli bir bilgi vermek demek. Baskı ise karar vermesini beklemek. Alıcı "şimdilik düşünüyorum" dediğinde ne zaman tekrar yazabileceğinizi sorun, söylediği tarihte yazın. Aynı hafta içinde üç mesaj atmak ilişkiyi zedeliyor, ayda bir değerli bir bilgiyle yazmak ise ilişkiyi koruyor.

Ortak çalışan danışmanlar için

Ofiste birden fazla danışman aynı alıcıyla ilgileniyorsa, alıcının kime yazdığı ve kiminle görüştüğü karışabiliyor. Alıcıya aynı anda iki farklı danışmandan mesaj gitmesi müşteriyi rahatsız ediyor. Ofis içinde kimin hangi alıcıdan sorumlu olduğunu yazılı bir listeyle belirleyin.

Takibi bırakmanın zamanı

Her alıcıyı sonsuza kadar takip etmek zorunda değilsiniz. Alıcı açıkça "artık aramıyorum" dediyse ya da altı aydır hiçbir cevap vermediyse kaydı kapatın ve listenizi temiz tutun. Gereksiz kayıtlarla dolu bir liste, gerçekten sıcak olan alıcıyı görmenizi zorlaştırıyor. Kapattığınız kaydı silmek yerine "kapalı" olarak işaretleyin, yıllar sonra aynı kişi tekrar yazarsa geçmişi görebilirsiniz.

Satış sonrası da kayıt

Alıcı evi aldığında kaydı kapatmak yerine satış sonrası takip listesine taşıyın. Bir yıl sonra o kişinin çevresinde ev arayan biri olabilir. Bu geçişi yapmak bir dakikanızı alıyor ve ilişkinin devam etmesini sağlıyor.

Takip Mesajı Örnekleri

Yoklama yerine değer katan mesajlar yazın. Örneğin: "Merhaba [Ad], baktığınız bölgede benzer özelliklerde yeni bir portföy geldi, isterseniz bilgi ve fotoğraf göndereyim." ya da "Baktığınız ilanın fiyatında güncelleme oldu, ayrıntıları paylaşabilirim." Böyle mesajlar alıcıya bir gerekçe sunar.

Haftalık Takip Rutini

Haftada bir gün, sıcak alıcıları gözden geçirin: son iletişim tarihi ne zaman, bir sonraki adım nedir? Zamanı gelen alıcılara mesaj yazın ve kaydı güncelleyin. Rutin olmadan takip iyi niyetle başlar ama kısa sürede aksar.

Sık Sorulan Sorular