Bir alıcı ilana baktı, beğendi, "düşüneyim" dedi. O "düşüneyim" çoğu zaman bir hafta içinde başka bir danışmanın portföyünde son buluyor, çünkü kimse o alıcıyı takip etmedi.
Emlak danışmanlığında en sinsi kayıp, ilgi gösterilmiş ama takip edilmemiş alıcı. Lead toplama sisteminin ilk adımı yeni ilgi yakalamaktı, bu yazıda ise zaten yakalanmış ama sonra kaybolan ilginin nasıl korunacağını anlatıyorum.
Alıcı Neden Sessizleşiyor?
Karar Süreci Uzun
Bir gayrimenkul kararı, bir kıyafet almaktan farklı, alıcı genelde birkaç seçeneği karşılaştırır, ailesiyle konuşur, bütçesini gözden geçirir. Bu süreç günler, bazen haftalar sürer. Danışman bu süreçte sessiz kalırsa, alıcı da danışmanı unutur.
Excel ile Takip Bir Noktadan Sonra Çöküyor
Birkaç aktif alıcıyla Excel üzerinden takip idare eder gibi görünür. Ama on, on beş aktif ilgi olduğunda, kimin hangi portföyle ilgilendiğini, en son ne zaman iletişime geçildiğini hatırlamak fiilen imkansız hale geliyor. Bu noktada bir alıcı gözden kaçıyor, o alıcı da sessizce başka bir danışmana geçiyor.
Doğru Takip Nasıl Kurulur?
İlgi gösterilen her portföy ve alıcı, basit bir listede kayıt altına alınmalı: hangi ilana baktı, ne zaman baktı, bütçesi ne. Bu bilgi elde olduğunda, yeni bir portföy geldiğinde veya mevcut ilanın fiyatı düştüğünde, ilgili alıcılara otomatik bir bilgilendirme gönderilebiliyor. WhatsApp'a düşen ilan sorularının satışa dönüşmemesinin bir nedeni de bu, ilk mesajdan sonra hiçbir takip yapılmaması.
Bu tür bir takip sistemi kurarken önceliğim, danışmanın elle her alıcıyı hatırlamak zorunda kalmaması. Sistem hangi alıcının ne zaman hatırlatılması gerektiğini kendisi işaretliyor, danışman sadece o gün gelen hatırlatmayı görüp iletişime geçiyor.
Basit Bir Takip Kaydında Neler Tutulmalı?
- Alıcının adı ve iletişim bilgisi
- İlgilendiği ilan ya da ilanlar
- Bütçe aralığı ve aradığı özellikler
- En son iletişim tarihi
- Bir sonraki adım ve tarihi
Takip Aralığını Belirlemek
Alıcıları ilgi düzeyine göre sıcak, ılık ve soğuk olarak işaretleyin. Sıcak alıcıyla daha sık, soğuk alıcıyla daha seyrek iletişime geçin. Mesajlar "nasılsınız, karar verdiniz mi" gibi baskı hissi veren bir yoklama olmamalı, alıcıya yeni bir bilgi vermelidir: yeni bir ilan ya da fiyat değişikliği gibi.
Kişisel Verilere Dikkat
Alıcı bilgilerini yalnızca iletişim kurmak için kullanın ve bu bilgilerin nasıl kullanıldığını kişiye açıkça söyleyin. Kişisel veri işleme yükümlülükleriniz için hukuki destek almanızı öneriyorum.
Takip Mesajı Örnekleri
Yoklama yerine değer katan mesajlar yazın. Örneğin: "Merhaba [Ad], baktığınız bölgede benzer özelliklerde yeni bir portföy geldi, isterseniz bilgi ve fotoğraf göndereyim." ya da "Baktığınız ilanın fiyatında güncelleme oldu, ayrıntıları paylaşabilirim." Böyle mesajlar alıcıya bir gerekçe sunar.
Haftalık Takip Rutini
Haftada bir gün, sıcak alıcıları gözden geçirin: son iletişim tarihi ne zaman, bir sonraki adım nedir? Zamanı gelen alıcılara mesaj yazın ve kaydı güncelleyin. Rutin olmadan takip iyi niyetle başlar ama kısa sürede aksar.
Sık Sorulan Sorular
Bir alıcı ilgilendiği ilanı gördükten sonra neden takibe alınmalı?
Çoğu alıcı ilk gördüğü ilanda hemen karar vermez, birkaç seçeneği karşılaştırır. Takip edilmeyen bir alıcı bu süreçte başka bir danışmana geçebilir, oysa doğru zamanda hatırlatma o alıcıyı elde tutar.
Portföy takip sistemi nasıl kurulur?
İlgi gösterilen her portföy ve alıcı bir listede kayıt altına alınır, belirli aralıklarla (yeni portföy geldiğinde veya fiyat düştüğünde) otomatik bilgilendirme gönderilir. Bu, Excel yerine kurulan basit bir takip sistemiyle mümkündür.
Kaç alıcıdan sonra Excel ile takip yetersiz kalır?
Kesin bir sayı yoktur ama aktif ilgilenen alıcı sayısı arttıkça hangi alıcının hangi portföyle ilgilendiğini hatırlamak giderek zorlaşır. Bu noktada otomatik bir takip sistemi devreye girmelidir.